Check-in là khoảnh khắc đầu tiên khách mời tương tác với sự kiện của bạn. Một trải nghiệm mượt mà sẽ tạo ấn tượng tốt, ngược lại line tắc sẽ khiến khách khó chịu.
1. Chuẩn bị sẵn mã QR trước sự kiện
Gửi thiệp mời kèm QR cá nhân ít nhất 48h trước sự kiện. Khách sẽ có thời gian lưu ảnh vào điện thoại hoặc in ra, tránh trường hợp phải tải lại ngay tại cửa.
2. Bố trí nhiều cổng check-in
Quy tắc vàng: 1 cổng cho mỗi 100-150 khách. Sự kiện 500 người nên có 4-5 cổng để tránh ùn tắc.
- Cổng VIP riêng cho khách quan trọng
- Cổng staff phân biệt với khách thường
- Cổng walk-in cho khách phát sinh không đăng ký trước
3. Đào tạo staff kỹ lưỡng
Staff giỏi quét 40 khách/phút, staff mới chỉ quét được 15 khách/phút — gấp 2.7 lần tốc độ.
Trước sự kiện 2 ngày, tổ chức buổi dry-run để staff làm quen với app scanner. Chuẩn bị cheat sheet xử lý các tình huống phát sinh.
4. Xử lý duplicate check-in
WebBuilder có tính năng dedupe 3 giây — nếu cùng 1 QR được quét 2 lần trong 3s, hệ thống sẽ báo already_checked_in thay vì tạo record trùng.
Khi gặp "Khách báo mất QR"
- Tìm khách trong dashboard bằng tên/số điện thoại
- Bấm nút "Check-in thủ công"
- Ghi chú lý do vào trường note
5. Theo dõi realtime dashboard
Mở dashboard trên màn hình lớn tại khu điều phối. Khi thấy 1 cổng có tốc độ xử lý chậm, điều thêm staff sang hỗ trợ ngay lập tức.
Line check-in mượt hơn rõ rệt sau khi áp dụng các mẹo này. Khách không phải chờ quá 30 giây, team vận hành cũng bớt áp lực.
— Lan Anh, Trưởng vận hành